業務週報都是「進行中」？用三個欄位看懂案子進度與卡點

週報寫的是業務做了什麼，業務主管要的是案子在哪裡。把每個案子記成三欄：階段、最後一次動作日期、下一步誰做，快成了、卡住了、卡在誰手上，一張表就看得出來。

業務主管看不到業務案子進度，多數時候問題出在報告的形式。業務週報記錄「上週做了什麼」，業務主管要的是「哪些案子快成了、哪些卡住、卡在誰手上」；再認真的週報也補不上這個差距。2025 年 10 月到 2026 年 10 月，Jika 顧問團隊參與的外銷廠 CRM 評估與導入會議裡，依會議紀錄認定，約一成以「主管看不到業務進度」為核心議題（Jika 內部統計）。

經濟部的調查也看得到同樣的落差：2025 年調查 1,207 家員工 10–199 人的中小企業（含金屬製品、機械設備等製造業），在已將營運資料數位化的企業中，73.1% 做到「定期或不定期產製報表」，能把重點數據即時可視化呈現的只有 7.0%（經濟部中小及新創企業署《2025 中小企業白皮書》圖 2-2-4，調查期間 2025 年 6–7 月，查詢日 2026-10-23）。

問題一：哪些案子快成了

週報看不出哪些案子快成了，因為週報沒有階段定義。一份典型的外銷業務週報，每個案子的狀態只有一種：進行中。報價出去了是進行中，客戶說要內部討論是進行中，樣品寄了三個月沒回音也是進行中。業務主管讀完知道業務很忙，不知道哪一件下個月會變訂單。

一家評估中的客戶說得準確：「管理層需掌握所有業務的專案進程，並根據不同階段預估成交機率。」要做到這件事，先把「進行中」拆成幾個有定義的階段：詢價收到、報價送出、樣品寄出、客戶測試中、等 PO。每一階的定義由業務主管寫成一頁，業務自己就能把案子放對位置。最後兩階「客戶測試中」和「等 PO」，就是業務主管要看的「快成了」，看一眼就知道有幾件。

問題二：哪些案子卡住了

卡住的定義是「多久沒動」，而週報只記有動的事。業務寫週報會寫這週做了什麼，很少有人會主動寫「這個案子已經六週沒有任何動作」。於是卡住的案子從週報裡消失，業務主管看不到，業務也慢慢忘了。

外銷製造業的週期讓這個問題更嚴重。一家客戶的描述：「產品銷售週期長達半年至一年，需持續記錄並追蹤進度。」週期半年的案子，六週沒動還不算異常；週期一個月的案子，六週沒動就是死了。所以「卡住」要用「這個階段正常多久、現在停了多久」來判斷。每個案子記一個「最後一次動作日期」；系統串接 email 與行事曆、設定完成後，這個日期由業務寄出的 email 與排定的會議自動記下，業務不用另外填；業務主管要找卡住的案子，從這一欄排序就夠。

問題三：卡在誰手上

卡在誰手上，是業務主管最想問、也最難從週報看出來的問題。一個案子停下來，通常是三種情況之一：卡在客戶（對方內部還在評估）、卡在自家工廠（報價或樣品還沒出來）、卡在業務自己（該跟進沒跟進）。三種卡法處理方式完全不同：卡在客戶，由業務在約定的回覆日到期時追一次；卡在工廠，要主管去催生管或報價單位，業務去催通常催不動；卡在業務，要主管找業務問清楚缺什麼才回得了客戶。

週報上通常只會出現「客戶評估中」，因為「我還沒跟進」和「工廠報價拖了兩週」都不方便寫進報告。業務主管看完，只能把每一件停下來的案子都當成卡在客戶，然後等。要看到真實的卡點，案子上要有一欄「下一步誰做」：填客戶名就是等回覆日，填工廠就是主管去催生管，填業務自己的名字就是主管去找業務談。

Excel 匯總什麼時候夠用，什麼時候失效

Excel 匯總在案子不多、只有一個人整理時夠用；案子一多，整理的人就變成瓶頸，而且表做好的那一刻就已經過時。一位集團高層在評估 CRM 時說：「目前用 Excel 匯總資料雖然繁瑣，但仍足以支撐管理需求。」這家公司當時案子不多，一位助理定期匯總就跟得上，業務主管等得起。

失效有兩個徵兆。第一，整理的時間開始長過業務主管看的時間：案子數一成長，匯總要花的時間跟著拉長，業務主管等的變成那位助理的空檔。第二，業務主管看到的表永遠是上週五的：中間客戶來的信、工廠出的報價都不在表上，業務主管問「那個案子現在怎樣」，業務還是得再講一次。兩個徵兆背後是同一筆帳：整理的人力每週都在付，案子越多付得越多。

不收週報的業務會議怎麼開

Jika 自己的業務會議不收週報，直接看案子清單。清單只有四欄：案子、階段、最後一次動作日期、下一步誰做。會議從「最後一次動作日期」最久的案子開始看，因為那是最可能卡住的；每一件只問一句：下一步誰做、什麼時候。整場會議不聽任何人報告上週做了什麼，那些事記錄在案子上，想看的人自己看。

這個做法不需要先導入系統才能試。下週一的業務會議，請業務把手上的案子照這四欄填進一張表，會議只看這張表。第一次開通常會變長，因為卡住的案子第一次被攤開來講；開過幾次之後，會議只剩「下一步誰做、什麼時候」。

三欄本身就是可視化；系統解決的是要不要有人整理。

— Jika 團隊 · 創辦人 20 年 B2B 數位轉型經驗

什麼時候該從 Excel 四欄走到系統

案子多到一張表管不住、整理的人開始追不上時，就是從 Excel 走到系統的時候。業務進度面板要做到不用人整理，條件是案子上有三欄：階段、最後一次動作日期、下一步誰做。其中「最後一次動作日期」由系統從 email 與行事曆自動帶入；「階段」和「下一步誰做」由業務直接在案子上改。

給 IT 與財務的四個回答：

• 資料從哪來：案子由業務在 HubSpot 上建；串接 email 與行事曆後，最後一次動作日期自動帶入。原本的 Excel 名單可整批匯入，之後也能隨時整批匯出，資料歸公司所有。
• 誰維護：階段定義由業務主管定、寫成一頁；業務只維護自己案子的階段與下一步；IT 負責帳號開通與權限，不需要寫程式。
• 怎麼不變成另一份週報：看板只讀案子上本來就有的欄位，不為業務主管另開任何欄位；案子本身就是單一事實來源，業務會議只看案子上的紀錄，口頭補充的內容請會後補回案子上。
• 成本在哪：三塊。授權：Sales Hub 依席次計，只看報表的老闆與主管用 View-only 席次，不另收費（hubspot.com/pricing/sales，查詢日 2026-10-23）。導入：依範圍另計。改習慣：前幾週業務的時間，最常被低估。資料放在 HubSpot 雲端；Jika 通過 ISO 27001:2022 資訊安全管理系統認證。

業務進度看板常見問題

• 業務週報要怎麼寫，業務主管才看得到重點？ 問題通常不在寫法。把週報裡「做了什麼」換成每個案子的三欄：階段、最後一次動作日期、下一步誰做。業務主管要的三個答案都在這三欄裡，週報可以停。
• 沒有 CRM，可以先做業務進度看板嗎？ 可以。一張 Excel、每個案子一列、四欄（案子、階段、最後一次動作日期、下一步誰做），下週的業務會議就能用。失效的訊號有兩個：整理的人開始追不上，或業務主管問的案子最新狀況不在表上。
• 業務不想填 CRM，進度看板會不會變成另一份週報？ 看有沒有為業務主管另開欄位。業務要填的只有兩欄：階段、下一步誰做；最後一次動作日期由 email 與行事曆自動記。業務會議上口頭講的，會後補回案子，不另交報告。
• 進度看板的資料從哪來、誰負責維護？ 資料來源是業務自己的案子，建在 HubSpot 上。階段定義由業務主管定，業務維護自己的案子，IT 負責帳號與權限。原本的 Excel 名單可以整批匯入，也能隨時整批匯出。

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