CRM 導入前要先整理哪些資料？避免匯入後更混亂的實戰清單

做完會得到什麼：一套依報價開啟狀態與交易金額自動分流的跟進流程，以及對內對外同步的到期提醒。

本篇示範怎麼把四個跟進機制，實際在 HubSpot 裡設置出來。案例延續第 2 篇。文中標示〔已實作〕的部分為客戶環境實際建置；標示〔設計示範〕的部分為建議的設置方式。

目前的案例狀態：這份報價已在第 4 篇送出——英文版模板、FOB 條款（裝運港高雄）、到期日 2026-10-12。送出前客戶曾要求 12% 折扣，觸發報價核准，主管退回並建議改以數量級距回應，最終以原價 US$21,000 送出。

這個前情提要對跟進設計有影響：客戶剛剛被婉拒了一次折扣要求，接下來的跟進如果只是催促回覆，很容易讓對方覺得壓力來自單方面。第三個流程的內容搭配，就是為了處理這個狀況。

Step 1：依報價開啟狀態分流提醒 〔已實作〕

【Sales Hub Professional 以上】這一步之前要先確認的事：多久沒開啟才算異常。這個天數要從自己的資料抓——看過去半年成交的案子，客戶通常在報價送出後幾天內第一次回應，用那個天數作為基準，不要直接抄別人的設定。

步驟：

1. 建立報價型 Workflow〔路徑查核：2026-09〕
2. 分支一：報價送出後 3 天，若仍未開啟 → 通知交易負責人「客戶尚未查看報價，建議改用電話確認送達」
3. 分支二：報價已開啟，但送出後 5 天內無交易階段變化、也無新的 Email 互動 → 通知交易負責人，建議改用「補充資訊」角度跟進〔附截圖：報價開啟分支 workflow〕

這一步的常見卡點：兩個分支的通知文字要寫得能直接行動。「客戶尚未查看報價」只是狀態描述，業務看到還是不知道要做什麼；加上「建議改用電話確認送達」才構成指令。導入時建議把建議動作寫進通知內容，不要只丟一個狀態。 另一個實務提醒：跟進客戶時不要提起你看到他開啟了報價。這個資訊用來決定跟進方式就好。

Step 2：依金額分流跟進節奏 〔已實作〕

【Sales Hub Professional 以上】這一步之前要先確認的事：分幾級、門檻設多少。建議從兩級開始，門檻從過去半年的成交金額分布抓。

步驟：

1. 這筆交易金額為 500 件 × US$42 = US$21,000，超過內部高關注門檻 US$20,000，歸類為高關注案件（高關注門檻與報價核准門檻是兩套機制，說明見第 2 篇 Step 4）
2. 高關注案件：跟進頻率每 3 天一次，同時通知業務主管關注，並建議安排視訊會議
3. 一般案件：進入標準 Email 跟進序列，間隔 7 至 10 天

這一步的常見卡點：分流條件若只看交易金額，會漏掉「金額不大但客戶很重要」的案子——例如集團總公司的第一筆試單。實務上建議加一個人工覆蓋的欄位，讓業務主管可以把特定交易手動標為高關注，不必為了這種例外去改分流規則。

Step 3：搭配內容的跟進序列 〔設計示範〕

【Sales Hub Professional 以上】這一步之前要先確認的事：哪些素材可以自由寄出、哪些需要客戶先簽保密協議。製造業的認證文件、測試報告、客製案例分屬不同等級，沒先分類就上線，這個流程會變成風險來源。

建議的設置方式：

1. 建立內容素材庫，依產品類別與目標市場標記素材
2. Workflow 設定：跟進 Email 序列的第二封信，自動依「適用出口地區」屬性附上對應的認證說明文件
3. 第三封信視情況附上產業案例研究

回到這個案例：客戶剛被婉拒折扣要求，此時第二封信附上認證說明文件，實質作用是把對話從「價格」拉回「規格與合規」——這比再談一次價格更有機會推進。第三封的產業案例研究則是提供給對方去說服內部的材料。

可行性提醒：「依產品屬性自動判斷該附上哪一份文件」這一步，在 Workflow 中的實作方式需先於實際帳戶確認。做不到時的替代作法是：依產品類別分別建立跟進序列，用選序列取代自動判斷。這一步的常見卡點：素材庫沒有指定維護者，半年後附件就會過期——寄出去的認證文件如果是舊版，比不寄更糟。建議上線時就決定由誰維護、多久檢視一次。

Step 4：到期提醒的雙向通知 〔已實作〕

【Sales Hub Professional 以上】這一步之前要先確認的事：到期前要不要同時通知客戶。若要，用詞基調先定好——這決定它是服務還是施壓。

步驟：

1. 建立 Workflow，在到期前 3 天觸發雙分支：對內通知交易負責人「報價即將到期，客戶尚未回應」；對客戶發送效期提醒信件
2. 客戶端信件以「效期提醒」為主軸，不使用「請盡快決定」這類措辭
3. 若到期後客戶才回頭詢問，交易頁面清楚標示此報價已過期，提醒業務重新核對成本結構〔附截圖：到期前雙向通知 workflow〕

這一步的常見卡點：最容易出事的是「到期後怎麼辦」沒先講清楚，業務各自延展效期，等於沒設到期日。建議一併決定：到期後是否一律需要重新核價，還是在成本未變動的前提下可由業務直接延展。

四個流程都依賴 Workflow，Starter 帳戶無法建置。過渡作法是用任務與提醒手動管理，但無法自動分流。

以下整理四個跟進流程在 HubSpot 中的功能權限需求，協助您在規劃自動化時評估所需的 Sales Hub 訂閱版本。

練習後自我檢查

確認您的團隊是否具備以下機制：

常見問題

報價開啟狀態要等幾天才觸發提醒？
本案例設 3 天未開啟、5 天已開啟未回應。但這兩個數字應該從自己的資料抓，看過去半年成交案件的客戶首次回應時間，再據此調整。

高關注案件的跟進頻率設多密才合理？
本案例設每 3 天一次。判斷標準不是頻率本身，而是每次跟進有沒有帶新資訊——沒有新資訊的跟進，間隔再短也只是消耗客戶耐心。

到期提醒要不要通知客戶？
建議通知，但用詞保持中性。只通知業務不通知客戶，等於讓客戶在不知情的狀況下錯過效期，回頭時被告知價格要重算，觀感會很差。

跟進自動化需要哪一級方案？
四個流程都依賴 Workflow，需 Sales Hub Professional 以上。

沒有新資訊的跟進，間隔再短也只是消耗客戶耐心。

— Jika 團隊 · 20 年 B2B 數位轉型經驗

延伸閱讀

• 想掌握展覽後的自動化序列跟進眉角？報價送出後多久該跟進？外銷業的自動化跟進節奏設計—剖析展後買主跟進的最佳時機與自動化 Sequence 腳本規劃。
• 如何精準衡量展覽投資報酬率？HubSpot 要怎麼跟 ERP 串接？三種做法與各自的取捨—透過 CRM 串接展覽名單與交易報價，精算實際效益與客戶轉化率。
• 準備在 HubSpot 建置自動化流程？展後名單怎麼高效跟進？HubSpot Sequence 在外銷參展後的自動化追蹤實務—建立乾淨的客戶與交易資料欄位，確保 Workflow 自動分流精準運作。