HubSpot CRM vs Excel：告別靜態表格，用動態數據庫提升業務效率
【Excel 就夠了嗎?】 停止將就！您的團隊值得更有效率的營運系統
您是否也在管理會議上，聽過這樣的對話：
「A 業務的報價進度到哪了？我請他再整理一下。」
「行銷名單？等我先和 B 團隊對一下版本。」
Excel 陪伴無數企業從 0 到 1，但當企業開始邁向 10 時，這份「熟悉感」往往成了最昂貴的營運成本。
您可能還不覺得 Excel「不夠用」，但這些跡象或許已經出現：
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每次跨部門會議，總要花半天時間「彙整數據」；
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想看上週業績，卻發現有三個不同版本的報表；
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團隊都很忙，卻說不出時間到底花在哪裡。
如果這些情況您都熟悉，代表貴公司的業務複雜度已經超越手動管理的極限。
根據 IDC 研究，企業每年因「資料孤島」導致效率損失，平均高達 20%～30% 的年營收。
換句話說，您以為省下了導入系統的成本，實際上卻正在流失更可觀的獲利。
別擔心，這並非個別問題。
在接下來的內容中，我們將從企業常見的真實案例出發，帶您看清：
- 為什麼 Excel 會成為成長的瓶頸？
- 又該如何透過「系統化」重新奪回營運主導權？
為什麼「夠用就好」的 Excel 難以應付成長？
當公司開始變大、案子變多、團隊越來越複雜時，客戶資料散落在不同檔案裡，銷售階段不清楚等，使用Excel管理客戶的問題都會慢慢浮出水面
問題不在於 Excel 不好用，而是它已經撐不住公司持續成長的速度。
我們舉幾個主管常見的例子為例
痛點一：管理黑箱—您看到的報表，永遠是「過去式」
問團隊：「這季業績預估多少？重點客戶進度如何？」
常聽到的答案是不是：「我整理一下再給你」？
因為每個人都在用自己的 Excel，版本不同、格式不同，最後要花好幾天才能拼成一份報表，不僅耗時，更充滿延遲與錯誤。您的決策，永遠依賴滯後的資訊。
痛點二：數據孤島—行銷花了錢，卻不知道「然後呢？」
行銷團隊辦了研討會、投放了廣告，行銷辦活動、業務開發客戶，兩邊都各自持有 Excel。這兩份資料永遠對不上。
您想問：「哪個行銷活動帶來了最有價值的客戶？」沒人能給出答案，結果就是，預算憑感覺花，效果也只能憑印象。
痛點三：人員流失—王牌業務一走，公司資產跟著蒸發
公司的客戶資料、拜訪紀錄、談判細節，常常都在業務自己的檔案或腦袋裡。
當一個資深業務離開，公司就像被重置一樣，新人得從零開始。
那些辛苦建立的人脈與經驗，全部成了斷層。
為什麼現在，非擺脫 Excel 依賴不可？
過去，我們可以忍受上述不便，但全球的商業競爭模式正在快速轉變，如上篇所說 ，系統化不再是「加分題」，而是企業能否生存的門票。
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ROI 的鐵證： ： 根據 CRM.org 的研究，企業在 CRM 軟體上每投入 1 美元，平均可獲得 8.71 美元的回報。
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效率的差距 ： Forrester 的報告指出，您的團隊每週平均花 12 小時在「追著數據跑」（找資料、做報表）。這些時間，本該用來「創造營收」。
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銷售的動能 ： 相關研究顯示，導入 CRM 系統的企業，銷售額平均提升 29%，銷售生產力提升 34%，而銷售預測的準確度更高達 42%。
這些數字背後揭示一個共通趨勢：
當競爭對手在優化流程、精準預測時，如果您還依賴口頭交接與 Excel 表格，代表您與市場的距離，正在被拉開。
實際案例
從破碎的電子表格，到系統化管理：一間B2B化學加工廠的覺醒
我們輔導過的一間 B2B 化學原料公司，就面臨了比 Excel 更棘手的困境。
二十多年來，他們所有的客戶資料、報價紀錄、訂單歷史，全都分散儲存在「業務自己桌上的電腦」裡。公司內部甚至沒有共用伺服器，完全沒有「雲端」的概念。
在導入 CRM 系統前，這種「桌機孤島」的管理模式，讓他們長年面臨三大困境：
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破碎的銷售流程 : 資料四散在各處，報表無法即時彙整，時常耗費大量時間整理。
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有限的管道可見性 : 管理層對銷售管道一無所知，無法掌握案件進度與潛在瓶頸。
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無法預測的業績 : ，管理層「缺乏洞察力」 ，業績預估全憑「感覺」。
直到他們導入 CRM 系統後，他只要求業務團隊，把「所有客戶資料」和「新的報價單」全部建檔到 CRM 系統中做統一管理。
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資訊透明：客戶資料不在四散各處，隨時能提取。
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明確的銷售流程管理 : 透過系統視覺化追蹤，清楚看見每個案源的具體階段，找出潛在瓶頸
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可預測的未來： 業績預測不再是猜測，查看即時銷售報表，執行數據化決策。
資料整理 : 您不需要一步到位
許多企業在導入系統時最擔心的，就是「太複雜、太快」，反而造成更大的混亂。
但事實上，您不需要一次做完所有事，就像上文我們提出的實際案例，只需要從一個小步開始，並持續優化。
1️.盤點現況
先整理目前所有存放客戶資料的 Excel，看看有幾個版本、分散在哪些部門。
2️找出痛點
明確列出現在最卡的那個環節——是業績無法預測？還是行銷成效看不到？
3️.設定關鍵指標
挑出最想追蹤的三個欄位（例如「客戶來源」、「產業別」、「目前狀態」），先從這裡開始追蹤就好。
4. 試用一套 CRM 系統
選擇一套可以免費開始的系統（如 HubSpot），匯入 10 筆名單，實際跑一次流程，來驗證導入效率
為什麼現在，非擺脫 Excel 依賴不可？ 超越資產管理，這才是「系統化」的戰略紅利
導入一套真正的客戶管理系統CRM（如 HubSpot），其價值遠遠不只是「讓資料變整齊」。 真正的價值是**「優化」與「可預測性」**：
1. 資產的傳承與優化
當客戶資料被完整記錄下來，它不再只是業務的個人筆記，而是能被公司「沿用、放大」的資產。業務離職，客戶關係不會斷層；行銷部門也能從成交數據中看出「高價值客戶」的共通特徵，
2. 成功流程的複製
系統化後，您能清楚定義「什麼樣的流程會成功」。
新進業務不再從零摸索，而是能直接參考完整的客戶歷程與公司累積的最佳實踐（Best Practice）。從此，個人經驗變成可被全團隊複製的能力。
3. 可預測的未來 : 當銷售漏斗、回訪紀錄、轉換率都即時可見，您不再只能「回顧過去」，而能真正預測未來，營收、資源、人力配置，從此都有據可依。
您的下一步，不是更複雜的 Excel
如果您在閱讀時，心裡閃過「我們好像也是這樣」的念頭，那其實是好事 - 因為那表示，您正站在轉型的關鍵起點。
或許您也嘗試過加更多公式、開更多分頁、要求團隊更頻繁更新資料……
但問題的根源不在團隊，而是在工具。
您現在需要的，是一個能幫您「營運」的系統—— 一個整合行銷、銷售、服務的中樞平台，
讓每一位同仁都能即時掌握資訊、協作順暢，讓決策更有依據。
